PER FACILITARE EFFICACI RIUNIONI ON LINE

Da quando tutto si è fermato a causa della pandemia del coronavirus il mondo, tutti noi, ci siamo adattati – secondo le differenti situazioni e contesti – alle limitazioni della mobilità generate dal lockdown imposto dalle autorità in termini cautelativi .

Per quelli che professionalmente erano abituati ad interagire in team e gruppo questo ha voluto dire spostare la quasi totalità delle riunioni e degli incontri su piattaforme quali Skype, Zoom, o Jitzi, solo per citarne alcune. Ma ne esistono molte altre ancora.

E’ ovvio che spostare il nostro lavoro in presenza ad una situazione virtuale dove si interagisce con microfono e webcam, non è cosa di poco conto. Sia i partecipanti, sia chi facilita l’incontro, si trovano a dover gestire i consueti ostacoli comunicativi e di sostegno al processo. 

A dire il vero, i nuovi ambienti di lavoro non aggravano in modo particolare la comunicazione verbale.

Sono invece la comunicazione para-verbale e non verbale che si affievoliscono, e diventano molto più rarefatte. Sarà cura del facilitatore compensare parzialmente queste carenze attraverso momenti di comunicazione verbale. Uno strumento molte semplice e creativo che il facilitatore, ma volendo anche i partecipanti, possono adottare è quello dell’uso di palette in cui sono disegnati dei simboli.  Se rappresenta un codice comune e condiviso può alleggerire e migliorare l’efficacia della comunicazione.

Potremmo immaginare queste palette come l’equivalente di segnali stradali che ci avvertono e ci danno informazioni sulla strada che percorriamo. Allo stesso modo queste palette possono contenere segnali che restituiscono informazioni su come l’incontro on line sta procedendo. E’ evidente che il loro uso è condizionato dal contatto video che deve essere quantomeno assicurato. Inoltre è bene prevedere un momento iniziale dove vengono presentati e ne viene spiegato la funzione.

 

La foto mostra 3 palette:

  • Non ti sentiamo, da usare quando uno parla a microfono spento o la connessione non permette di udirlo per altre ragioni
  • Passa a …, da usare per ricordare alla persona che sta concludendo il suo intervento che deve poi deve scegliere a chi passare la parola
  • Tempo 1 minuto, da usare per contenere  i partecipanti che eccedono nel prendersi spazio per i loro interventi. E’ un compito importante del facilitatore  che può renderlo più simpatico e comunicativo con una paletta di quel tipo

Molte altre se ne possono pensare per il facilitatore, alcuni esempi:

  • Il tuo microfono è silenziato
  • Facciamo una pausa di 10 minuti
  • Puoi ripetere per favore, abbiamo perso la frase
  • Rumori di fondo, se non parlate spegnete il microfono …
  • La tua connessione non è buona
  • Parla più forte
  • Parla più adagio

Per i partecipanti

  • Approvazione con pollice su
  • Disapprovazione con pollice giù
  • Devo uscire dalla connessione, appena posso rientro …  

 

1 commento

Lascia un Commento

Vuoi partecipare alla discussione?
Fornisci il tuo contributo!

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *